Sử dụng Bộ lọc Gmail để Tự động hóa Hộp thư đến của bạn

Một trong những công cụ mạnh mẽ nhất mà Gmail cung cấp là hệ thống lọc của nó. Thật kỳ lạ, có vẻ như rất ít người dùng dịch vụ thư cực kỳ phổ biến của Google tận dụng các bộ lọc để cải thiện trải nghiệm email của họ và điều đó thật đáng tiếc. Bộ lọc có thể giúp tự động hóa nhiều tác vụ bạn có thể thực hiện hàng ngày và có thể hợp lý hóa hộp thư đến của bạn để chỉ hiển thị những email bạn muốn, đồng thời xóa những email bạn không muốn.

Đúng là Google đã cung cấp sẵn một số tính năng lọc email thông qua các tính năng như danh mục và tab hộp thư đến, tự động đánh dấu các email ‘quan trọng’ và tất nhiên là lọc thư rác. Tuy nhiên, việc tạo các bộ lọc của riêng bạn có thể đưa việc tổ chức hộp thư đến lên một tầm cao mới và giúp bạn dành ít thời gian hơn cho hộp thư đến của mình mỗi ngày.

Tính năng lọc được truy cập trong Gmail trong tab ‘Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn’ của màn hình cài đặt. Bạn sẽ cần mở ứng dụng web Gmail trên máy tính để bàn để truy cập cài đặt này vì hiện tại không có cách nào để thiết lập bộ lọc từ ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động.

Trong phần này của màn hình cài đặt, bạn sẽ tìm thấy hai phần, một để lọc email và một để chặn email. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào việc lọc email, mặc dù thật dễ dàng để thêm địa chỉ email vào danh sách địa chỉ bị chặn thông qua tùy chọn bên dưới mỗi email trong chuỗi.

Đọc thêm:  TechSpot Best of CES 2017

Bước đầu tiên để thiết lập bộ lọc là tạo một tập hợp các tham số tìm kiếm. Mọi email đến phù hợp với các cụm từ tìm kiếm này sẽ được xử lý trước khi chúng đến hộp thư đến của bạn, vì vậy, điều quan trọng là làm cho các cụm từ của bạn càng cụ thể càng tốt. Google cung cấp một số hộp tự giải thích để tạo cụm từ tìm kiếm mà bạn yêu cầu và bạn có thể kết hợp bao nhiêu trường trong số này vào một tìm kiếm tùy thích.

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= Sử dụng Bộ lọc Gmail để Tự động hóa Hộp thư đến của bạn

Ví dụ: giả sử bạn muốn lọc tất cả email từ sếp liên quan đến dự án kinh doanh quan trọng của bạn có tệp đính kèm lớn. Bạn có thể thiết lập tìm kiếm với các cụm từ sau:

Bước tiếp theo là thiết lập những gì bạn muốn bộ lọc thực hiện. Có rất nhiều tùy chọn rất tiện dụng có sẵn ở đây, từ tự động gắn nhãn email, đến xóa hoàn toàn chúng khi chúng đến. Cũng như bước trước, bạn có thể kết hợp nhiều hành động vào một bộ lọc.

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= Sử dụng Bộ lọc Gmail để Tự động hóa Hộp thư đến của bạn

Sử dụng ví dụ trước, giả sử bạn muốn gắn nhãn những email này là ‘PDF’ và đảm bảo rằng chúng càng nổi bật trong hộp thư đến của bạn càng tốt. Thiết lập các hành động lọc sau đây sẽ là khôn ngoan:

Nhấp để tạo bộ lọc (bạn cũng có thể áp dụng bộ lọc cho các email hiện có) và nó sẽ lặng lẽ hoạt động ở chế độ nền để tối ưu hóa trải nghiệm email của bạn.

Đọc thêm:  Ngân sách hàng đầu cho Card đồ họa phổ thông

Bây giờ bạn đã biết về hệ thống lọc và cách thức hoạt động của nó, sau đây là một số tiện ích mà bạn có thể sử dụng hệ thống. Một vài trong số này đã giúp chúng tôi tự động hóa hộp thư đến của mình bằng cách cắt giảm các email không mong muốn và phân loại thư đến để có thể dễ dàng xử lý.

Tất nhiên, có rất nhiều thứ khác bạn có thể làm với hệ thống lọc email của Gmail, vì vậy nếu bạn muốn hợp lý hóa hộp thư đến của mình và tự động hóa một số tác vụ cơ bản, bạn nên khám phá toàn bộ khả năng của nó.

Vào tuần thứ 3 hàng tháng, chúng tôi sẽ xuất bản 5 mẹo công nghệ, mỗi mẹo cho mỗi ngày trong tuần (thứ Hai đến thứ Sáu) về một ứng dụng, dịch vụ hoặc nền tảng nhất định.

Tuần này là về việc khám phá các mẹo và thủ thuật hữu ích về khả năng sử dụng Gmail .