Hôm nay, tôi sẽ đề cập đến cách tôi thiết lập tài khoản email của mình gần đây để đạt hiệu quả cao nhất khi tận dụng một dịch vụ mà bạn có thể đã sử dụng: Gmail , nhưng trong một ngữ cảnh cụ thể. Hãy để tôi giải thích.
Tôi có các tài khoản Gmail, Yahoo và Outlook đang hoạt động cũng như ba tài khoản IMAP từ những lần khởi nghiệp của mình. Tôi đã sử dụng Outlook (ứng dụng khách dành cho máy tính để bàn) để quản lý tất cả các hộp thư đến này. Vấn đề là thư rác trở nên không thể kiểm soát được, đặc biệt đối với ba tài khoản IMAP của tôi và đối với Yahoo.
Tôi đã thử đặt các sát thủ thư rác ở cấp độ máy chủ; bộ lọc cục bộ ở cấp địa phương; tất cả đều vô ích. Tôi tiếp tục bị lạm dụng bởi thuốc Viagra, bạo chúa Nigeria, phụ nữ cô đơn và tất cả các biến thể thông minh khác mà những kẻ gửi thư rác sử dụng. Nó thật choáng ngợp.
Tôi luôn nghĩ rằng Gmail thật tuyệt vời trong việc đánh bại thư rác. Vì vậy, tôi quyết định định tuyến tất cả thư của mình qua Gmail để Google có thể lọc tất cả thư đó cho năm tài khoản khác của tôi. Sau đó, tôi có thể tiếp tục sử dụng Outlook để quản lý thư đã lọc này.
Đây là những gì tôi đã làm:
Đã nhập tất cả các tài khoản vào gmail.com qua Settings > Accounts and Imports .
Đã tạo nhãn cho từng tài khoản để chúng xuất hiện dưới dạng hộp thư riêng trên Outlook. Phương pháp là tạo một bộ lọc: Cài đặt > Bộ lọc > Tạo bộ lọc mới > ví dụ: cho tất cả các email có yahoo.com trong trường đến: và chuyển thẳng đến nhãn tương ứng.
Giữ thiết lập Gmail mặc định cho các tab khác nhau: Chính, Xã hội, Quảng cáo, Cập nhật và Diễn đàn. Các tab này hoạt động rất tốt và sau khi nhập tất cả email của tôi, chúng lần lượt được sắp xếp tự động xung quanh các tab đó.
Trong trường hợp bạn chưa quen, Gmail sẽ phân tích xem email là thứ gì đó từ mạng xã hội hay diễn đàn, quảng cáo hay thư rác từ một ứng dụng hoặc trang web, sau đó phân loại chúng theo các tab này. Thao tác này sẽ tách biệt thư quan trọng (tức là Thư chính) và bạn có thể lướt qua phần còn lại bất cứ khi nào bạn muốn. Hệ thống này hoạt động tuyệt vời.
Tuy nhiên, vấn đề là các ứng dụng thư trên máy tính để bàn như Outlook không hỗ trợ tab Gmail, vì vậy nếu không có nhãn này, tôi không thể truy cập tab Chính. Không có nó, hộp thư đến mà tôi nhận được trên Outlook chứa tất cả các email nhận được, bao gồm cả các quảng cáo đã được phân loại trong Quảng cáo. Điều này đánh bại mục đích của toàn bộ bài tập!
May mắn thay, có một thủ thuật thông minh xoay quanh vấn đề này: tạo một nhãn để phản chiếu tab Chính. Lọc tất cả các email phù hợp với Thể loại:Chính và chuyển trực tiếp đến nhãn mới. Thông qua nhãn này, giờ đây tôi có thể truy cập hiệu quả vào tab Chính từ bất kỳ ứng dụng thư khách nào.
Gmail dành thời gian tuyệt vời để nhập thư. Có lẽ là do Google phải quét email để họ có thể phân loại chúng một cách chính xác (và tìm ra quảng cáo nào sẽ hiển thị, nhưng sao cũng được).
Trên các ứng dụng khách như Outlook, Gmail là tài khoản email duy nhất cần thiết. Tất cả các email khác mà bạn đã nhập cùng với nhãn tương ứng của chúng sẽ xuất hiện thông qua email đó. Trên thiết bị di động, giờ đây tôi thực sự có thể sử dụng ứng dụng Gmail gốc, tất nhiên ứng dụng này hỗ trợ các tab.
Sau một tuần sử dụng, tôi vui mừng thông báo rằng phần lớn thư rác đã bị xóa. Tôi nói chủ yếu là vì Gmail không hoàn thành công việc phát hiện thư rác có nguồn gốc từ Trung Quốc.
Chuyển sang Gmail đã tạo ra sự khác biệt lớn trên thiết bị di động. Giờ đây, khi tôi nhận được thông báo thư mới, tôi có nhiều khả năng sẽ kiểm tra nó hơn và việc theo dõi những gì tôi cần đọc giờ đây dễ dàng hơn rất nhiều khi hộp thư đến của tôi không bị tràn ngập bởi thư rác.
Tuy nhiên, có những nhược điểm quan trọng. Lớn nhất là Gmail chơi không tốt với Outlook. Có ba vấn đề:
1) Outlook lập chỉ mục và hiển thị Gmail chậm;
2) Thư được sắp xếp theo thời gian thực sự là thời gian nhận được, tức là thời gian bạn nhập email vào Gmail chứ không phải thời gian thực sự nhận được. Bạn có thể khắc phục điều này bằng cách sắp xếp theo thời gian gửi, nhưng khi đó bạn không thể nhóm email theo hội thoại trên Outlook;
3) Khi bạn gửi email từ Outlook, bạn phải luôn chỉ định người gửi email đó (tài khoản người gửi) trừ khi bạn cảm thấy thoải mái với mặc định.
Tôi nghi ngờ rằng tất cả các máy khách cục bộ, không chỉ Outlook, sẽ gặp phải những phiền toái này. Tôi thực sự đã từ bỏ việc sử dụng Outlook trên PC cũ hơn vì nó quá chậm và thay vào đó chỉ sử dụng gmail.com.
Nếu bạn là người nghiện Outlook, bạn có thể không muốn theo bước chân của tôi.
Một vấn đề khác mà tôi gặp phải là Yahoo cũng không hoạt động tốt với Gmail. Tìm nạp thư Yahoo đầy rẫy lỗi và chậm trễ. Gmail thường gửi cho tôi thông báo rằng nó đã gặp lỗi máy chủ hoặc lỗi xác thực khi nó cố tìm nạp từ Yahoo. Vì vậy, thư Yahoo mà tôi nhận được ngày hôm qua có thể không xuất hiện cho đến hôm nay trên Gmail. Tôi đồng ý với điều này vì Yahoo mail của tôi thường được sử dụng để đăng ký các ứng dụng và trang web, nhưng trường hợp của bạn có thể khác.
Nhìn chung, tôi hài lòng với việc chuyển đổi. Tôi rất thất vọng vì đã ngừng sử dụng Outlook – ứng dụng này có đầy đủ tính năng hơn Gmail và việc tích hợp lịch là một bước nhảy vọt – nhưng việc đánh bại thư rác rất đáng giá.