Khi Gmail ra mắt cách đây 12 năm, nó đã thay đổi cách chúng ta nghĩ về email. Vào thời điểm mà tiêu chuẩn là dung lượng miễn phí 2 MB của Hotmail hoặc sử dụng địa chỉ email ISP mà bạn có thể bị mất vào một lúc nào đó, thì những ngày phải quản lý chặt chẽ dung lượng email của bạn đã qua lâu rồi.
Thay vì xóa, ý tưởng lưu trữ tin nhắn vô thời hạn trở nên hợp lý. Điều này đã được hỗ trợ bởi một giao diện sạch sẽ để giữ cho hộp thư đến gọn gàng và khả năng tìm kiếm mạnh mẽ, vì vậy bạn có thể tìm và truy xuất các email cũ theo ý muốn. Tìm kiếm trong Gmail cũng rất nhanh, điều này làm cho nó trở nên thiết thực, ngay cả khi bạn không sắp xếp hộp thư đến của mình một cách ngăn nắp.
Để cho ngắn gọn, tôi sẽ đề cập đến một số toán tử tìm kiếm Gmail yêu thích và hữu ích nhất của tôi, sau đó cung cấp cho bạn danh sách đầy đủ bên dưới cùng với một số ví dụ.
Nếu bạn không muốn nhớ bất kỳ toán tử nào, hãy nhấp vào mũi tên xuống của hộp tìm kiếm sẽ hiển thị hộp thoại có các cách tìm kiếm hữu ích, bao gồm các truy vấn điển hình bằng cách sử dụng nhãn, ngày tháng, người nhận, v.v.
Ngược lại, những người yêu thích phím tắt chắc chắn sẽ muốn nhập các toán tử bằng tay. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đã bật phím tắt Gmail ( Shift + ‘ / ‘ hiển thị danh sách đầy đủ) và chỉ cần nhấn ‘ / ‘ (dấu gạch chéo lên) sẽ đưa tiêu điểm vào hộp tìm kiếm.
Tương tự như tìm kiếm trên Google, nếu bạn bao quanh truy vấn của mình bằng dấu ngoặc kép, nó sẽ tạo ra một tìm kiếm theo nghĩa đen. Vì vậy, bạn có thể tra cứu một chuỗi chính xác như “a new hope” . Ngược lại, thêm dấu trừ trước cụm từ hoặc địa chỉ email nhất định sẽ xóa chúng khỏi kết quả của bạn. Ví dụ: “chiến tranh giữa các vì sao” – mặt trận .
Chạy tìm kiếm tiêu chuẩn trong khi thêm người mà bạn đã gửi hoặc nhận email. Điều này sẽ thu hẹp kết quả tìm kiếm một cách đáng kể, lọc kết quả một cách hiệu quả một cách dễ dàng. Nếu đó là ai đó trong sổ địa chỉ của bạn, Gmail sẽ giúp ích nhiều hơn bằng cách tự động điền tên rất tiện dụng.
Tương tự, với chủ đề: bạn có thể bỏ qua nội dung email và chỉ tìm kiếm văn bản trong dòng chủ đề.
Nếu bạn đang tìm kiếm một email cụ thể về dự án “quả dứa” có tệp đính kèm được thêm vào, bạn có thể thêm “has:attachment” và bạn sẽ chỉ nhận được kết quả với những email có cụm từ truy vấn và tệp đính kèm của bạn.
Hoặc nếu bạn đang tìm kiếm một tệp cụ thể, bạn có thể tìm kiếm theo tên tệp. Toán tử filename: cũng hoạt động để tra cứu các loại/phần mở rộng tệp, vì vậy bạn có thể sử dụng “tên tệp dứa: pdf “ và nó sẽ thu hẹp mọi thứ cho bạn.
Nếu bạn sắp hết dung lượng (Gmail cung cấp khoảng 15 GB dung lượng miễn phí hiện nay), việc tìm kiếm các email cũ có dung lượng lớn hơn chẳng hạn, 10mb large:10m sẽ giúp bạn tìm những email phiền phức có tệp đính kèm khổng lồ mà bạn có thể không cần nữa, tiết kiệm không gian hộp thư đến miễn phí quý giá trong quá trình này.
Nếu bạn sử dụng hệ thống sao của Gmail để đánh dấu các thư quan trọng, điều này sẽ giúp thu hẹp đáng kể mọi thứ. Hoặc nếu bạn sử dụng Google Trò chuyện, chỉ tìm kiếm trong các cuộc trò chuyện, có thể là cứu cánh, Ví dụ: “is:chat Melissa”.
Mặc dù hơi cồng kềnh khi sử dụng so với việc chọn ngày từ trình đơn tìm kiếm thả xuống. Đối với các truy vấn rất cụ thể, bạn có thể sử dụng định dạng yyyy/mm/dd để tìm kiếm trong một khung thời gian nhất định.
Ví dụ: “sau:hóa đơn 2017/01/01” hoặc “sau:2012/01/01 trước:2016/01/01”
Đối với các truy vấn thời gian tương đối, bạn cũng có thể sử dụng old_than: và newer_than: (cũng có sẵn từ hộp thoại tìm kiếm thả xuống).
Theo mặc định, tìm kiếm Gmail bỏ qua các thư mục Thùng rác và Thư rác, toán tử này sẽ ghi đè lên nó và tìm kiếm ở mọi nơi.
Mặc dù tôi hiếm khi sử dụng chúng, nhưng chúng chắc chắn hữu ích cho các truy vấn nâng cao.
Dấu ngoặc vuông () cho phép bạn nhóm các thuật ngữ. Ví dụ: “chủ đề:(chiến tranh giữa các vì sao)” sẽ chỉ tìm cụm từ hoàn chỉnh trong dòng chủ đề, trong khi cố gắng thực hiện tương tự mà không có dấu ngoặc “chủ đề:chiến tranh giữa các vì sao” sẽ chỉ tìm từ ‘ngôi sao’ trong chủ đề và ‘chiến tranh’ ở mọi nơi khác.
Toán tử OR (phải viết hoa) hoạt động hơi giống lập trình. Vì vậy, bạn có thể phù hợp với nhiều điều khoản. Ví dụ: tìm kiếm hai người gửi khác nhau: “từ:paul HOẶC từ:chris”
Có một vài toán tử tìm kiếm nữa mà chúng tôi không cố ý đề cập ở đây, vì những toán tử ở trên sẽ đáp ứng 98% nhu cầu của bạn.
Vào tuần thứ 3 hàng tháng, chúng tôi sẽ xuất bản 5 mẹo công nghệ, mỗi mẹo cho mỗi ngày trong tuần (thứ Hai đến thứ Sáu) về một ứng dụng, dịch vụ hoặc nền tảng nhất định.
Tuần này là về việc khám phá các mẹo và thủ thuật hữu ích về khả năng sử dụng Gmail .