Ngày nay, bạn không cần một ứng dụng chỉ để xem các tệp PDF. Mỗi trình duyệt web có thể làm điều đó. Nếu thỉnh thoảng bạn tạo tệp PDF từ tài liệu Office, có thể bạn sử dụng Acrobat Reader của Adobe. Xét cho cùng, Adobe là công ty đã phát minh ra Định dạng Tài liệu Di động (PDF) vào năm 1993.
Nhưng khi bạn muốn sử dụng ứng dụng Adobe cho một việc đơn giản như hợp nhất hai tệp PDF hoặc xoay một trang, bạn có thể thấy rằng mình cần mua phiên bản Pro. Các công cụ web có vẻ như là một giải pháp, nhưng việc tìm kiếm một ứng dụng web đáng tin cậy hoạt động mọi lúc có thể là một thách thức, ngoài ra, chúng có thể không khả dụng khi bạn cần hoặc gây lo ngại về quyền riêng tư.
Bạn có thể gặp sự cố tương tự nếu muốn tạo hoặc chỉnh sửa tệp PDF nguyên bản. Nếu bạn đang sử dụng LibreOffice hoặc OpenOffice, thì bạn có các ứng dụng có thể chỉnh sửa tệp PDF, nhưng đó không phải là mục đích chính của chúng, vì vậy chúng có thể không có các tính năng bạn cần hoặc quá phức tạp đối với các tác vụ đơn giản liên quan đến PDF.
Có một số trình chỉnh sửa PDF cung cấp các phiên bản miễn phí có chức năng mà Acrobat Reader không có. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn chọn công cụ tốt nhất cho bạn.
Hợp nhất và tách các tệp PDF
Nếu bạn muốn thay thế trình xem PDF hiện tại của mình bằng một trình xem cũng có thể xoay trang, hợp nhất các trang từ các tệp khác nhau và xóa trang khỏi tài liệu, thì PDF Studio là một lựa chọn tuyệt vời. Tất cả các chức năng của ứng dụng đều dễ dàng tìm thấy vì hầu hết chúng đều nằm ở thanh công cụ trên cùng.
Chọn từ thanh công cụ những việc cần làm với chuột: chọn văn bản và hình ảnh, cuộn bằng cách kéo bằng con trỏ tay, phóng to bằng cách nhấp, đánh dấu văn bản, gạch ngang hoặc gạch chân văn bản.
Để sử dụng tính năng tốt nhất của ứng dụng, hãy chọn “Tách và hợp nhất”. Bạn sẽ có thể chọn những tệp sẽ đưa vào quy trình hoặc bạn cũng có thể thêm tệp bằng cách nhấp vào “mở” hoặc bằng cách kéo và thả. PDF Studio cũng cho phép bạn xoay trang hoặc kéo và thả các trang để thay đổi thứ tự của chúng.
Với bảng điều khiển bên trái, bạn có thể xem hình thu nhỏ của trang, thay đổi kích thước của chúng, đính kèm tệp vào tài liệu hoặc thêm và tìm kiếm trong nhận xét. Bullzip PDF Studio chỉ khả dụng cho Windows, nếu đó là vấn đề với bạn, bạn có thể thích ứng dụng tiếp theo trong danh sách của chúng tôi.
Hợp nhất, tách, trích xuất trang, xoay và trộn các tệp PDF của bạn + có sẵn cho Windows/macOS/Linux
Nếu bạn hài lòng với trình đọc PDF hiện tại của mình và muốn có một ứng dụng riêng biệt để chỉnh sửa đơn giản, thì PDF Split and Merge Basic (PDFsam) Basic sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo. Khi khởi chạy ứng dụng, bạn sẽ thấy các hành động khác nhau, sau đó bạn có thể chuyển đổi giữa các công cụ mà không cần quay lại màn hình chính.
Công cụ phân chia cho phép bạn chia một tệp PDF thành nhiều phần với số lượng trang bất kỳ hoặc trên các số trang cụ thể. Với tính năng “chia theo dấu trang”, bạn sẽ có thể chia tệp ở mọi dấu trang có cấp độ phân cấp được chỉ định hoặc ở mọi dấu trang chứa một biểu thức nhất định. Công cụ “chia theo kích thước” sẽ cho phép bạn chia tài liệu thành các tệp có kích thước bất kỳ.
Theo mặc định, ứng dụng nén các tệp mà nó tạo ra để làm cho chúng nhẹ hơn, nhưng nếu việc giữ chất lượng ban đầu là quan trọng, bạn có thể tắt tùy chọn đó trong “cài đặt nâng cao”.
Công cụ hợp nhất cho phép bạn tự động tạo mục lục, chuẩn hóa độ rộng của trang, thêm chân trang có tên của tệp gốc vào mỗi trang, thêm trang trống sau tài liệu có số lẻ (hữu ích khi in hai mặt), và tạo một dấu trang ở đầu mỗi mục nhập, hợp nhất hoặc loại bỏ các biểu mẫu tương tác hoặc làm cho chúng “làm phẳng” (nghĩa là chỉ đọc).
Công cụ xoay cho phép bạn xoay nhanh tất cả các trang hoặc chỉ những trang có số lẻ hoặc số chẵn. Công cụ giải nén rất hữu ích khi bạn không cần toàn bộ tài liệu. Công cụ trộn thay thế có thể hữu ích khi bạn muốn so sánh hai tài liệu theo từng trang. PDF Split and Merge Basic hiện có sẵn cho Windows, macOS và Linux, bao gồm cả nền tảng 32 bit, có sẵn các phiên bản di động và trên nhiều ngôn ngữ.
Tất cả những điều trên, cũng đa nền tảng. Chuyển đổi sang Word, Excel hoặc JPG.
Nếu thỉnh thoảng bạn cần chỉnh sửa PDF nghiêm túc hơn, nhưng không muốn cam kết trả tiền cho Acrobat Pro, Sejda PDF có thể là một lựa chọn chắc chắn cho bạn. Đó là vì phiên bản miễn phí không giới hạn tính năng nhưng giới hạn số lượng. Mỗi ngày, nó sẽ cho phép bạn thực hiện tối đa 3 tác vụ chính trên các tệp có dung lượng tối đa 200 trang và 50 MB.
Chỉnh sửa văn bản trong tài liệu PDF có thể phức tạp vì văn bản không được lưu độc lập với định dạng của nó. Với Sejda, mỗi khi bạn nhấp vào một dòng, ứng dụng sẽ thay thế dòng đó bằng văn bản có thể chỉnh sửa cùng phông chữ. Trong quá trình thử nghiệm ứng dụng, chúng tôi không tìm thấy lỗi nào khi nhận dạng ký tự, nhưng Sejda không thể nhận dạng hộp văn bản hoặc độ dài của khoảng trắng, khiến ứng dụng phù hợp hơn để sửa các lỗi nhỏ hơn là viết lại chính. Việc thêm hoặc xóa hình ảnh hoặc biểu mẫu (nếu bạn nhấp vào “làm cho các trường có thể chỉnh sửa”) cũng dễ dàng.
Sejda PDF có thể chuyển đổi PDF sang Word, Excel hoặc các tệp văn bản đơn giản hoặc sang hình ảnh JPEG. Thật kỳ lạ, nó chỉ có thể chuyển đổi JPEG sang PDF. Trong phần “bảo mật”, bạn có thể bảo vệ tệp bằng mật khẩu, quyền chọn lọc, hình mờ hoặc làm phẳng tệp.
Trong phần “khác”, ứng dụng có một số tính năng hữu ích, chẳng hạn như làm thẳng các trang đã quét (“deskew”), thêm lề (“thay đổi kích thước”) hoặc xóa chúng (“crop”) và khôi phục dữ liệu từ các tệp bị hỏng một phần (“sửa chữa “). Sejda có thể làm hầu hết mọi thứ mà PDFsam có thể, vì vậy nó có thể đủ cho bạn nếu bạn không cần phải làm những việc đó theo đợt. Ứng dụng này có sẵn cho Windows, macOS và Linux và có các phiên bản di động.
Tạo PDF từ đầu
Nếu bạn muốn tạo một tệp PDF từ đầu, thì Scribus có thể là ứng dụng dành cho bạn. Văn bản và hình ảnh được thêm vào khung, rất hữu ích khi chứa văn bản trong một khu vực cụ thể hoặc chỉ sử dụng các phần của hình ảnh. Bằng cách nhấp chuột phải vào một mục, bạn sẽ có thể biến mục đó thành khung, chỉnh sửa văn bản trong đó, di chuyển mục đó sang một lớp khác hoặc đánh dấu mục đó dưới dạng chú thích hoặc dấu trang PDF.
Theo mặc định, các công cụ dành riêng cho PDF nằm ở bên phải của thanh công cụ và bao gồm các nút ấn, hộp kiểm và chú thích. Bạn có thể lưu tài liệu dưới dạng PDF, nhưng bạn cũng nên lưu tệp ở định dạng khác, vì bản phát hành ổn định Scribus (1.4) không thể mở tệp PDF nguyên bản. Nếu không muốn chuyển đổi giữa các ứng dụng, bạn có thể tải xuống nhánh phát triển (1.5), hỗ trợ nhập PDF.
Trong phần “chỉnh sửa” trong menu chính, bạn có thể chọn tất cả các mục thuộc một loại hoặc thuộc tính cụ thể và thay thế màu này bằng màu khác trong toàn bộ tài liệu. Trong “script”, bạn sẽ tìm thấy các công cụ hữu ích như CalendarWizard hoặc Align_image_in_frame và có thể thêm nhiều thứ khác từ máy tính của mình. Ở góc dưới cùng bên phải, bạn có thể xem trước tài liệu sẽ trông như thế nào đối với những người có thị lực bình thường hoặc đối với những người mắc bất kỳ loại mù màu nào trong 4 loại.
Giống như PDFsam, ứng dụng có thể được cài đặt bằng nhiều ngôn ngữ. Nó có sẵn cho Windows, macOS và Linux.
Các mẹo bổ sung để sử dụng Scribus:
Trình chỉnh sửa đồ họa vector được áp dụng cho các tệp PDF
Inkscape được biết đến nhiều hơn với tư cách là trình chỉnh sửa SVG, nhưng bản chất vectơ có thể mở rộng của nó cũng khiến nó trở nên lý tưởng để tạo các trang PDF, với văn bản và hình minh họa trông sắc nét trên mọi khổ giấy. Là một trình chỉnh sửa đồ họa, nó có thể thêm và xóa hình ảnh, đồng thời di chuyển và thay đổi kích thước hình ảnh hiện có.
Ứng dụng chỉ có thể hoạt động trên một trang tại một thời điểm, vì vậy bạn sẽ cần một ứng dụng khác để hợp nhất mọi thứ sau này. Khi chọn một trang, đảm bảo chọn “nhập nội bộ” nếu bạn muốn chỉnh sửa văn bản. Nếu bạn làm như vậy, tất cả văn bản của trang sẽ được nhận dạng tự động.
Trong thử nghiệm của chúng tôi, ứng dụng gặp sự cố khi nhận dạng các ký tự được viết bằng một số phông chữ nhất định, thường bỏ chữ “I”, nhưng điều đó hầu như có thể được khắc phục dễ dàng: nhấp vào Ctrl + Alt + K (hoặc Văn bản > Kiểm tra chính tả trong menu trên cùng), và sau đó “bắt đầu” ở cuối ngăn để tìm tất cả các từ bị hỏng.
Không giống như Sejda, Inkscape nhận ra các hộp văn bản, làm cho nó trở nên tuyệt vời để thay thế hoặc di chuyển xung quanh các khối văn bản lớn. Để chỉnh sửa văn bản, chọn biểu tượng A trên thanh công cụ bên phải. Việc thêm văn bản vào cuối hộp rất đơn giản và trực quan, nhưng nếu bạn muốn thay đổi văn bản hiện có, hãy nhấp vào Văn bản > Văn bản và Phông chữ trong menu trên cùng, sau đó chọn tab “văn bản” trong ngăn bên phải và chọn hộp văn bản trong tài liệu.
Inkscape có sẵn cho Windows, macOS và Linux cũng như bằng nhiều ngôn ngữ. Mẹo nhanh: không mở nhiều tệp lâu hơn mức cần thiết vì điều đó có thể khiến ứng dụng gặp sự cố.