10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Đối với vô số người làm việc trong lĩnh vực kinh doanh, giáo dục và giải trí, công cụ được sử dụng phổ biến nhất để tạo bản trình bày là PowerPoint của Microsoft. Thật dễ dàng để làm một cái gì đó nhanh chóng và đơn giản, và không mất nhiều thời gian để cảm thấy thoải mái khi sử dụng nó.

Nhưng nếu bạn đang muốn thực sự thành thạo nó và tận dụng tối đa ứng dụng, hãy tham gia cùng chúng tôi khi chúng tôi xem nhanh một số trong 10 phím tắt, mẹo và thủ thuật hàng đầu sẽ giúp bạn trên con đường trở thành một PowerPoint chuyên nghiệp.

Tất cả các mẹo và thủ thuật được liệt kê là dành cho phiên bản Windows mới nhất của ứng dụng PowerPoint – đối với người dùng macOS và web, một số tính năng có thể không có hoặc có thể trông hơi khác…

Để khởi chạy một bài thuyết trình, đừng bận tâm đến việc nhấp vào biểu tượng nhỏ ở phần dưới cùng bên phải của màn hình hoặc sử dụng menu (Trình chiếu > Từ đầu…). Có một cách đơn giản hơn nhiều để làm điều này.

Chỉ cần nhấn F5 trên bàn phím của bạn!

Bằng cách sử dụng một phím bấm đơn giản, bạn sẽ trông giống như một người hoàn toàn chuyên nghiệp – đặc biệt nếu bạn đang phải sử dụng một chiếc máy tính xách tay cũ, không có chuột hoặc bàn di chuột. Tuy nhiên, một số máy sẽ yêu cầu bạn giữ phím Chức năng (Fn) trước khi nhấn F5.

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Nếu bạn cần bắt đầu bản trình bày ở bất kỳ vị trí nào trong danh sách trang chiếu, hãy chọn trang bạn muốn bắt đầu và nhấn Shift + F5 . Phát trực tiếp chưa bao giờ được dễ dàng hơn.

Đối với macOS, đó là Cmd + Shift + Return thay vì F5 hoặc Command + Return tương đương với Shift + F5.

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Tất nhiên, có nhiều phím tắt hơn, một phím tắt cho hầu hết mọi thao tác trong PowerPoint. Có quá nhiều cách để liệt kê ở đây. Tuy nhiên, Microsoft có hai bộ phím tắt quan trọng – một bộ để tạo bản trình bày và một bộ để hiển thị chúng.

Nhưng cũng giống như tất cả các ứng dụng Microsoft/Office, chỉ cần nhấn ALT sẽ hiển thị các phím bạn cần nhấn cho một chức năng hoặc quy trình nhất định.

Để tất cả các thành phần trong một trang chiếu được sắp xếp chính xác, đừng lãng phí thời gian di chuyển mọi thứ xung quanh chuột hoặc các phím mũi tên. Thay vào đó, hãy bật chức năng Snap to Grid.

Đi tới menu Xem và đánh dấu vào các hộp cho Thước kẻ , Đường lướiHướng dẫn – bạn sẽ thấy nhiều dòng trên trang chiếu của mình giúp căn chỉnh và định vị. Nhưng nếu sau đó bạn nhấp vào biểu tượng menu nhỏ, ngay bên dưới nơi bạn đã bật Hướng dẫn, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện.

Đọc thêm:  Ưu đãi và giảm giá công nghệ tốt nhất cho sinh viên

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Tại đây, bạn có thể kích hoạt Snap object to grid , nghĩa là khi bạn di chuyển các đối tượng xung quanh, chúng sẽ tự động khóa vào đường lưới gần nhất. Bạn cũng có thể đặt số lượng đường lưới tùy chỉnh trên mỗi cm – mặc định là 6 nhưng bạn thay đổi nó bằng cách sử dụng trình đơn thả xuống hoặc thay đổi khoảng cách đường lưới (như được hiển thị bằng cm).

Bạn làm cho con số này càng nhỏ, bạn sẽ nhận được càng nhiều đường lưới trên mỗi cm.

Nếu bạn thấy rằng một đối tượng, ngay cả khi đã bật tính năng chụp nhanh, không nằm chính xác ở vị trí bạn muốn, hãy bấm vào đối tượng rồi di chuyển nó bằng cách giữ nút CTRL trong khi bạn nhấn các phím mũi tên.

Tất cả chúng ta đều quen thuộc với CTRL + C, sau đó là CTRL + V để sao chép và dán văn bản cũng như các đối tượng trong trang chiếu PowerPoint. Nhưng khi nói đến việc tạo nhiều bản sao của cùng một hình dạng để tạo ra một mẫu đối xứng, có một số thủ thuật bổ sung đáng để biết.

Thông thường, khi bạn sao chép và sau đó dán một đối tượng, đối tượng mới sẽ chồng lên hình dạng ban đầu. Thông thường, sau đó bạn sẽ di chuyển nó vào đúng vị trí bằng cách sử dụng chuột hoặc các phím. Đây là một cách tốt hơn nhiều – bấm vào hình bạn muốn sao chép, sau đó giữ phím CTRL + Shift trong khi bạn bấm và giữ nút chuột trên hình.

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Trượt chuột sang một bên hoặc lên/xuống, và bạn sẽ nhận thấy một bản sao mới được tạo tự động và nó được căn chỉnh chính xác với bản sao trước đó! Không cần phải cố gắng di chuyển các hình dạng để làm cho chúng thẳng hàng.

Thậm chí tốt hơn, khi bạn đã hoàn thành việc này, chỉ cần nhấn CTRL + Y để lặp lại quy trình – khoảng cách và căn chỉnh sẽ được sao chép ngang qua, biến nó thành một miếng bánh để tạo ra một bộ sưu tập các đối tượng đối xứng hoàn hảo.

Có nhiều lựa chọn tốt về hình dạng mặc định mà bạn có thể thêm vào trang chiếu nhưng cũng có sự thiếu tinh tế sáng tạo đáng ngạc nhiên về chúng. Nếu bạn muốn sử dụng thứ gì đó tốt hơn, nhưng không muốn gặp rắc rối khi cố gắng tự tạo, thì một giải pháp là chia nhỏ các hình dạng SmartArt.

Lấy ví dụ về các mũi tên khối tiêu chuẩn – chúng khá nhàm chán khi nhìn vào và bạn rất hạn chế về những gì bạn có thể làm với chúng, vì vậy hãy khắc phục điều đó ngay bây giờ.

Đọc thêm:  Người giải thích: Hệ thống tệp là gì?

Đi tới Chèn > SmartArt > Quy trình . Bây giờ hãy cuộn xuống menu và chọn tùy chọn Mũi tên hướng lên .

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Khi bạn đã nhấp vào đó, bạn sẽ thấy một mũi tên trông rất bắt mắt.

Tuy nhiên, nó được bao quanh bởi rất nhiều yếu tố mà bạn có thể không cần đến.

Nhấp chuột phải vào bất kỳ phần trống nào của hình vừa chèn, vào tùy chọn Group trong menu và chọn Ungroup . Làm điều này lần thứ hai và sau đó nhấn CTRL+A , để chọn mọi thứ trong trang chiếu – hoặc kéo hộp tô sáng quanh mũi tên, nếu đã có nhiều thứ trong trang chiếu.

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Nhấn giữ CTRL và bấm vào mũi tên để bỏ chọn nó, sau đó nhấn Delete để loại bỏ tất cả các thành phần không mong muốn.

Bây giờ bạn đã có một mũi tên cong độc đáo mà bạn có thể thay đổi kích thước hoặc đổi màu theo bất kỳ thứ gì bạn muốn. Thủ thuật này hoạt động với nhiều đối tượng SmartArt khác, vì vậy bạn nên khám phá tất cả chúng để xem bạn có thể lấy ra những hình dạng mới nào từ chúng.

Bây giờ, nếu bạn thích tạo các hình của riêng mình, thì một giải pháp thay thế hữu ích cho việc chỉ nhóm các đối tượng lại với nhau để tạo một hình mới là sử dụng công cụ Hợp nhất Hình dạng của PowerPoint. Giả sử chúng ta muốn có một hình vuông có lỗ ở giữa. Bắt đầu bằng cách đặt một hình dạng và hình tròn riêng biệt, sử dụng menu Chèn > Hình dạng bình thường.

Chúng ta có thể tạo đối tượng mong muốn bằng cách tạo hình tròn có màu trắng, đặt nó trên hình vuông, sau đó nhóm các đối tượng lại với nhau. Tuy nhiên, nếu các trang chiếu của bạn sẽ có nhiều hình dạng phức tạp thì kích thước tệp cho toàn bộ PowerPoint có thể tăng kích thước vì các đối tượng được nhóm vẫn là các thực thể riêng biệt.

Ưu điểm của việc hợp nhất là tất cả chỉ trở thành một đối tượng…

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Nhược điểm rõ ràng là nếu bạn muốn sửa hoặc sửa đổi nội dung nào đó, bạn không thể tách nhóm nội dung đó và bắt đầu lại – bạn sẽ cần sử dụng chức năng Hoàn tác ( CTRL + Z ). Chà, bạn có thể, nhưng chỉ với một trong các tùy chọn hợp nhất.

Để hợp nhất các hình dạng bạn muốn lại với nhau, hãy chọn chúng bằng cách kéo hộp tô sáng xung quanh chúng (nhấp và giữ nút chuột trái) hoặc giữ phím CTRL và nhấp vào từng hình dạng riêng lẻ mà bạn cần kết hợp.

Đọc thêm:  'Facing Worlds' của Unreal Tournament vẫn là bản đồ nhiều người chơi tốt nhất

Có năm cách để hợp nhất các hình dạng:

Ở đây chúng ta có thể thấy những tùy chọn này làm gì với một hình tròn chồng lên một hình vuông:

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Điều quan trọng cần lưu ý là bạn nhận được các kết quả khác nhau tùy thuộc vào thứ tự từ trước ra sau của các hình mà bạn đang hợp nhất – nếu bạn nhìn vào hình ảnh trên để tìm Subtract, hình tròn sẽ cắt hình vuông vì nó ở phía trước hình vuông.

Nếu đảo ngược thứ tự các hình, hình vuông sẽ cắt đôi hình tròn, để lại hình bán nguyệt. Vì vậy, rất đáng để thử nghiệm để có được hình dạng đặc biệt mà bạn đang theo đuổi!

Có một số cách xoay hình trong các phiên bản PowerPoint mới nhất. Nhấp vào đối tượng và bạn sẽ thấy một mũi tên xoay, được liên kết với hình dạng – nhấp và giữ, sau đó di chuyển chuột của bạn để xoay.

Tuy nhiên, thực hiện điều này một cách chính xác không phải là dễ dàng, đặc biệt là trên máy tính xách tay có bàn di chuột kém. Bạn có thể nhập kích thước góc chính xác cho phép xoay, sử dụng menu định dạng (nhấp chuột phải vào hình dạng, Định dạng đối tượng, nhấp vào biểu tượng Kích thước & khoảng cách), nhưng đừng bận tâm đến điều đó.

Cách tốt nhất để xoay đối tượng là sử dụng bàn phím – giữ ALT rồi nhấn phím mũi tên trái hoặc phải để xoay hình qua 15° hoặc giữ ALT+CTRL rồi sang trái hoặc phải để di chuyển qua các góc chỉ 1° .

Với một chút luyện tập, phương pháp này sẽ giúp bạn xoay các đối tượng một cách nhanh chóng và chính xác, và cho đến nay đây là phương pháp tốt nhất để xoay các hình rất nhỏ.

Người ta thường nói một bức ảnh đáng giá ngàn lời nói, và việc chọn giao diện phù hợp cho bất kỳ hình ảnh nào được chèn vào bản trình bày có thể hơi phức tạp. May mắn thay, PowerPoint đi kèm với một số công cụ tiện dụng để thao tác với hình ảnh nhanh chóng và dễ dàng, đảm bảo rằng bạn không phải sử dụng ứng dụng khác.

Và có lẽ chức năng tốt nhất là công cụ Crop .

Bắt đầu bằng cách chèn một hình ảnh vào một trang chiếu ( Chèn > Ảnh > Thiết bị này… hoặc kéo và thả hình ảnh đó). Thanh công cụ chứa công cụ Cắt sẽ hiển thị, nhưng nếu không, hãy nhấp vào hình ảnh rồi nhấp vào Picture Format .

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Có rất nhiều lựa chọn ở đây, vì vậy hãy xem xét chúng một cách cẩn thận. Tùy chọn đầu tiên, chỉ được gọi là Cắt, sẽ thêm một tập hợp các thanh dày nhỏ về hình ảnh.

Đọc thêm:  Lịch sử của bộ xử lý đồ họa hiện đại

Nhấp và giữ nút chuột trái, sau đó kéo ra một vùng tối trên hình ảnh – vùng tối này là một phần của hình ảnh sẽ bị cắt đi, để lại vùng không tối phía sau.

Tuy nhiên, nó sẽ không làm bất cứ điều gì cho đến khi bạn nhấp vào bên ngoài hình ảnh.

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Điều này có nghĩa là bạn có thể quay lại và điều chỉnh vùng cắt xén cho đến khi hài lòng. Ngay cả khi bạn không hài lòng sau đó, bạn luôn có thể sử dụng Hoàn tác để quay lại hình ảnh ban đầu.

Lưu ý rằng các thanh ở góc không áp dụng hiệu ứng cắt chéo – điều này chỉ cho phép bạn tạo một phần của ảnh, có hình chữ nhật. Để làm điều gì đó thú vị hơn, bạn sẽ cần sử dụng một chức năng cắt xén khác.

Hai tùy chọn cắt xén tiếp theo ( Crop to ShapeAspect Ratio ) sẽ cắt ảnh lên, bằng cách sử dụng hình dạng tiêu chuẩn làm mặt nạ hoặc bằng cách sử dụng tỷ lệ chiều cao trên chiều rộng được xác định trước.

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Crop to Shape đặc biệt hữu ích để tạo các phiên bản ảnh có nhiều tác động sáng tạo hơn là chỉ sử dụng ảnh gốc. Không phải tất cả các hình dạng đều tạo nên phần cắt xén hữu ích, nhưng những hình dạng như hình chữ nhật ở góc cong hoặc mũi tên khối có thể dễ dàng tạo cho bản trình bày của bạn ấn tượng về mặt hình ảnh mà bạn đang theo đuổi.

Hai tùy chọn cuối cùng ( FitFill ) sẽ được sử dụng sau khi bạn đã sử dụng Crop to Shape – khi bạn chọn một trong hai tùy chọn này, một tập hợp các thanh màu đen mới sẽ xuất hiện xung quanh hình ảnh.

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Tô màu sẽ làm cho hình ảnh có toàn bộ hình dạng, nhưng bạn có thể mất một số phần của hình ảnh trong quá trình này. Fit sẽ cố gắng làm cho hình ảnh lấp đầy hình dạng trong khi vẫn giữ nguyên tỷ lệ khung hình của hình ảnh.

Bạn có thể tạo mặt nạ cắt xén của riêng mình bằng cách vẽ ra một loạt các hình dạng và sau đó nhóm chúng lại với nhau ( CTRL+A để chọn tất cả chúng, CTRL+G để nhóm chúng lại). Sao chép ảnh bạn muốn cắt ( CTRL+C ) rồi nhấp chuột phải vào mặt nạ mới của bạn và chọn Format Shape .

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Sau đó, trong phần Fill của các tùy chọn định dạng, hãy nhấp vào Picture or texture fill , rồi nhấp vào nút Clipboard . Thao tác này sau đó sẽ dán hình ảnh đã sao chép của bạn vào hình dạng mặt nạ của bạn.

Như với tất cả các công cụ này, hãy dành chút thời gian để thử nghiệm và thực hành với các tùy chọn và lựa chọn cắt xén khác nhau. Ảnh gốc thực sự không bao giờ bị mất theo bất kỳ cách nào, vì vậy bạn luôn có thể hoàn tác các chỉnh sửa của mình và thử lại.

Đọc thêm:  Blizzard đã cứu Diablo III khỏi thảm họa như thế nào

Nếu bạn có một trang chiếu với nhiều đối tượng nằm rải rác, có thể khó làm nổi bật đối tượng bạn muốn di chuyển hoặc chỉnh sửa – đặc biệt nếu đối tượng đó bị ẩn sau một chồng các hình dạng khác. May mắn thay, PowerPoint có một hệ thống đơn giản cho phép bạn nhanh chóng chọn một đối tượng, ngay cả khi bạn không nhìn thấy nó.

Lấy một ví dụ trong đó có ba hình: hình vuông, hình tròn và hình tam giác. Hình vuông lớn hơn hai hình còn lại và ở phía trước nên chúng hoàn toàn bị che khuất.

Vì vậy, hãy nói rằng chúng tôi muốn thay đổi vòng tròn. Bấm, giữ và kéo hộp tô sáng xung quanh các đối tượng bạn muốn quản lý. Sau đó, trên thanh công cụ Home , bạn vào Select (hoặc nhấn liên tiếp ALT , H , S , L ). Bây giờ hãy nhấp vào Bảng lựa chọn .

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Ở đây chúng ta có thể thấy ba đối tượng của mình, được liệt kê theo thứ tự từ trước ra sau. Nhấp vào bất kỳ mục nào trong danh sách sẽ tự động chọn đối tượng đó, sau đó cho phép bạn di chuyển đối tượng, thay đổi màu sắc hoặc xóa hoàn toàn đối tượng đó.

Nhấp vào biểu tượng con mắt nhỏ sẽ vô hiệu hóa đối tượng khỏi chế độ xem. Biểu tượng ổ khóa sẽ khóa hình ở vị trí và ngăn bạn thay đổi kích thước của hình, mặc dù bạn vẫn có thể thay đổi màu của hình. Giờ đây, bạn sẽ có thể cắt và thay đổi ngay cả những trang trình bày phức tạp nhất!

Các bài thuyết trình PowerPoint thường được yêu cầu sử dụng cùng với bài nói chuyện hoặc bài giảng, nhưng bạn không cần phải có mặt trực tiếp để làm việc này. Với thiết bị phù hợp và một vài cú nhấp chuột ở đây và ở đó, bạn có thể thêm sự hiện diện ảo của mình vào bất kỳ bản trình chiếu nào. Để làm điều này, bạn sẽ cần một mic tốt được kết nối với PC và một căn phòng yên tĩnh, không có tiếng vang.

Bắt đầu bằng cách tạo tất cả các trang chiếu và nội dung bạn cần trước, sau đó cho mỗi trang chiếu, thêm bản ghi âm thanh ( Chèn > Bản ghi âm thanh ). Biểu tượng loa sẽ xuất hiện trên trang chiếu và một cửa sổ nhỏ sẽ bật mở.

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Đặt cho mỗi bản ghi một tên duy nhất, ngay cả khi đó chỉ là “bản chiếu âm thanh 1”, sau đó nhấp vào vòng tròn nhỏ màu đỏ để bắt đầu ghi. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào ô vuông nhỏ bên cạnh nó.

Đọc thêm:  Trò chuyện với nhà soạn nhạc trò chơi điện tử Christopher Tin

Bạn nên thử điều này một vài lần trừ khi tường thuật của bạn cho mỗi trang chiếu quá dài, vì vậy hãy nhấp vào nút phát để nghe hết. Nếu bạn không hài lòng với những gì bạn vừa làm, bạn chỉ cần nhấn nút ghi để ghi đè lên.

Khi bạn hài lòng với bản ghi, hãy nhấp vào nút OK, sau đó nhấp ngay vào biểu tượng loa, tiếp theo là tùy chọn Phát lại trên thanh công cụ chính.

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Đối với tường thuật tự động, có một số điều cần đảm bảo bạn đã đặt đúng.

Trước hết, hãy thay đổi chế độ Bắt đầu thành Tự động , sau đó đảm bảo rằng tất cả các tùy chọn này đều không được chọnPhát trên tất cả các trang chiếu , Lặp lại cho đến khi dừngTua lại sau khi phát . Cuối cùng, đánh dấu vào tùy chọn Ẩn trong khi hiển thị .

Trong cùng phần này, bạn có thể cắt âm thanh, vì vậy nếu bạn có quá nhiều khoảng lặng ở đầu hoặc cuối bản ghi, bạn có thể chọn thời điểm bắt đầu và kết thúc tường thuật.

Tất cả các cài đặt này sẽ đảm bảo rằng tường thuật sẽ tự động bắt đầu với mỗi lần chuyển tiếp trang chiếu, cũng như ẩn biểu tượng loa khỏi chế độ xem. Bằng cách để âm thanh tự chạy, các trang trình bày cũng sẽ tiến triển mà không cần bất kỳ đầu vào nào.

Mẹo cuối cùng này rất đơn giản, nhưng là một lợi ích tuyệt đối nếu bạn quên con trỏ laser để thuyết trình hoặc pin của nó đã hết. Bắt đầu trình chiếu PowerPoint của bạn (đừng quên mẹo số 1!) và bạn sẽ nhận thấy rằng ngay khi bạn di chuyển chuột hoặc chạm vào bàn di chuột, một con trỏ sẽ xuất hiện trên màn hình.

Nhấn và giữ nút CTRL, sau đó nhấp và giữ nút chuột trái, nó sẽ biến thành một chấm laze hoàn hảo!

svg+xml,%3Csvg%20xmlns= 10 bản hack hàng đầu cho Microsoft PowerPoint

Tất nhiên, đó không phải là điều tuyệt vời nhất và có thể gặp khó khăn khi phải quản lý cả bàn phím và chuột/bàn di chuột cùng một lúc, nhưng đó là một giải pháp thay thế hữu ích cho con trỏ.

Giống như rất nhiều ứng dụng văn phòng, có rất nhiều bổ sung nhỏ có thể giúp cuộc sống của bạn đơn giản hơn hoặc giúp bạn thoát ra khi gặp khó khăn. Nếu bạn là người dùng thường xuyên của PowerPoint và có một số đề xuất hay, vui lòng chia sẻ chúng trong phần nhận xét bên dưới.

Bạn cũng có thể muốn xem 10 cách hack hàng đầu cho Microsoft Word10 cách hack hàng đầu cho Microsoft Excel của chúng tôi.